Dokumentliste med Excel Query

I byggeprojekter kan mængden af dokumenter blive stor. Noget jeg selv kender fra min studietid, når man sidder 3-5 mennesker og dagligt tilføjer nye dokumenter. Dokumenter kan forsvinde i mængden af undermapper og forskellige fortolkninger A104 systemet. En dokumentliste eller et dokumentbibliotek kan være et smart navigationsværktøj i den daglige arbejdsgang, men en af ulemperne ved den klassisk dokumentliste er, at man manuelt skal indtaste et dokument i dokumentlisten. Et arbejdes-flow som hurtigt kan blive glemt eller sat til side.

Det kan automatiseres og løses med Excel og en Query (forespørgsel)

Simpelt sagt, så kan man bruge en Query i Excel til at importere eksternt data (ens dokumenter i en projektmappe) og derigennem lave en dokumentliste som automatisk indlæser alle tilføjede dokumenter i en mappe. (Eksempel på automatisk indlæst dokument ses i video)

Jeg har derefter lavet et søgefelt, som filtrerer den viste list efter dokumenter der indeholder det søgte, da det er vigtigt ikke at skulle bruge tid på at lede en liste igennem, på potentielt flere tusinde dokumenter. (Eksempel på søgning ses i video)

Når man har fundet det dokument man søger, vises filens sti, som kan kopieres direkte ind i din stifinder og føre en til det søgte dokument.

Dokumentets begrænsninger:

Dokumentet er blevet testet og vil melde fejl, hvis man prøver at loade en sti med mere end 200.000 filer. Man skal være indstillet på at når man vil loade mere end 100.000 filer så vil indlæsningsprocessen tage et par minutter. Hvis man derimod holder det til at loade projektmapper på under 10.000 filer, tager indlæsningen kun få sekunder.

Den anden begrænsning er dokumentets placering. Dokumentet fungerer kun, når det er placeret på et (Lokalt) drev

Note til alle studerende:

Dette dokument kan bruges som et værktøj til eksamenen, til hurtigt at finde dokumenter vedrørende spørgsmål fra eksaminator, hvis man ikke er tryg ved brug af stifinders søgefunktion.

Revisionsændringer:

Version 5 – Der er blevet implementeret hyperlinks til de viste dokumenter

Fremtidige ændringer:

Jeg arbejder på nuværende tidspunkt på at indarbejde en standard tegning- og dokumentliste skabelon, som søgte dokumenter kan “skubbes” ind i ved tryk på en knap.